Störungsmeldungen sind unvollständig
Objekt, Dringlichkeit, Gewerk oder Rückrufdaten fehlen. Mitarbeitende fragen nach und übertragen Angaben mehrfach.
Automation für operative Gebäudedienstleistungen
Weniger Nachfassen. Mehr gesteuerter Betrieb.
ORVELIQ verbindet Störungsmeldungen, Aufträge, Dokumente und Statusinformationen zu nachvollziehbaren Abläufen. Bestehende Systeme bleiben eingebunden; kritische Entscheidungen erhalten definierte Freigaben.
Wo im Alltag Reibung entsteht.
Nicht einzelne Aufgaben, sondern Übergaben zwischen Menschen, Dienstleistern und Systemen erzeugen den größten manuellen Aufwand.
Aufträge brauchen viele Abstimmungen
Zuständigkeit, Verfügbarkeit und Termine werden über E-Mail, Telefon, Tabellen und einzelne Portale abgeglichen.
Status und Nachweise sind verteilt
Rückmeldungen, Fotos, Protokolle und Fristen liegen an verschiedenen Stellen und müssen manuell zusammengeführt werden.
BEISPIELHAFTER ABLAUF
- 01Meldung erfassen
E-Mail, Formular, Portal oder Systemereignis
- 02Kontext prüfen
Objekt, Gewerk, Dringlichkeit und Vollständigkeit
- 03Zuständigkeit bestimmen
Regeln, Verfügbarkeit und Vertragsdaten anwenden
- 04Freigabe oder Auftrag
Ausnahme vorlegen oder definierten Schritt auslösen
- 05Status dokumentieren
Frist, Rückmeldung und Nachweis nachvollziehbar halten
Konkrete Automationsfelder.
Der richtige Einstieg ist ein klar abgegrenzter Prozess mit ausreichend Volumen und einem messbaren Engpass.
Meldungen klassifizieren und verteilen
Informationen erkennen, fehlende Angaben anfordern, Prioritäten vorschlagen und Fälle an verantwortliche Personen oder Dienstleister übergeben.
Übergaben und Termine koordinieren
Bedarfe bündeln, Planungsvorschläge vorbereiten, Konflikte markieren und Beteiligte über Änderungen informieren.
Leistungsverzeichnisse strukturiert prüfen
Dokumente erfassen, Positionen und Kriterien extrahieren, Abweichungen sichtbar machen und die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Statusinformationen konsolidieren
Rückmeldungen, Fristen und Nachweise aus mehreren Quellen zusammenführen und Management- oder Kundenupdates vorbereiten.
Wirkung messbar machen.
Im Automation Checkup wird vor der Umsetzung festgelegt, woran ein Pilot gemessen werden soll.
Zeit vom Eingang bis zur qualifizierten Übergabe oder Freigabe.
Anteil der Vorgänge, die ohne zusätzliche manuelle Rückfrage weiterlaufen können.
Offene, überfällige und eskalierte Vorgänge nachvollziehbar ausweisen.
Wichtig: Automatisiert wird nicht jede Entscheidung. Kostenrelevante, sicherheitskritische oder fachlich unklare Fälle können gezielt beim Menschen verbleiben.
Häufige Fragen.
Die technische Lösung wird erst nach Prozess, Datenlage und Risiko ausgewählt.
Welche Abläufe eignen sich besonders?
Häufig wiederkehrende Vorgänge mit ähnlichen Informationen, klaren Zuständigkeiten und benennbaren Ausnahmen – etwa Störungsmeldungen, Auftragsübergaben oder Statusabfragen.
Muss unsere bestehende Software ersetzt werden?
Nein. Zuerst wird geprüft, wie vorhandene E-Mail-Postfächer, Tabellen, CRM-, ERP- oder Ticketsysteme sinnvoll verbunden werden können.
Wer entscheidet bei kritischen Fällen?
Fachlich oder wirtschaftlich relevante Entscheidungen können als menschliche Freigabe im Ablauf verbleiben. Ausnahmen werden sichtbar zur Prüfung vorgelegt.
Wie beginnt ein Projekt?
Im kostenlosen Checkup werden Prozess, Volumen, Engpass und Risiken eingeordnet. Danach folgt nur bei ausreichender Eignung ein Blueprint oder abgegrenzter Pilot.
Welcher Prozess bindet regelmäßig Zeit?
Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit. Im 30-minütigen Automation Checkup prüfen wir Eignung, Engpass, Messbarkeit und den sinnvollsten nächsten Schritt.
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