Informationen werden abgeschrieben
Werte aus PDF, E-Mail-Anhang oder Tabelle werden manuell in CRM, ERP, Buchhaltung oder Fachsystem übertragen.
Dokumentenautomatisierung für den Mittelstand
Dokumente werden Daten. Daten werden Handlung.
ORVELIQ erfasst Informationen aus PDFs, Formularen, Rechnungen, Angeboten oder Tabellen, prüft definierte Kriterien und bereitet die kontrollierte Übergabe an bestehende Systeme vor.
Wo manuelle Dokumentenarbeit bremst.
Der Aufwand entsteht meist nicht beim Öffnen einer Datei, sondern beim Suchen, Prüfen, Übertragen und Nachhalten der enthaltenen Informationen.
Fehlende Angaben fallen spät auf
Pflichtfelder, Summen, Fristen oder Zuordnungen werden erst im weiteren Prozess entdeckt und erzeugen Rückfragen.
Ausnahmen bleiben unsichtbar
Unklare Dokumente, Abweichungen oder Dubletten laufen ohne einheitlichen Status durch persönliche Postfächer und Ablagen.
BEISPIELHAFTER ABLAUF
- 01Dokument empfangen
E-Mail, Upload, Ablage oder Bestandssystem
- 02Typ und Kontext erkennen
Dokumentart, Absender und zugehöriger Vorgang
- 03Informationen extrahieren
Relevante Felder strukturiert erfassen
- 04Regeln und Ausnahmen prüfen
Pflichtangaben, Werte und Abweichungen bewerten
- 05Freigeben oder übergeben
Daten kontrolliert an Zielsystem oder Person leiten
Konkrete Dokumentenprozesse.
Die Automation richtet sich nach Dokumentqualität, Prüfregeln, Risiko und verfügbarer Schnittstelle – nicht nach einem festen Tool.
Daten erfassen und vorprüfen
Lieferant, Betrag, Datum, Referenz und weitere definierte Angaben auslesen, auf Vollständigkeit prüfen und zur Freigabe vorbereiten.
Informationen vergleichbar machen
Positionen und Konditionen strukturieren, definierte Abweichungen markieren und die weitere Bearbeitung gezielt auslösen.
Kriterien und Positionen extrahieren
Relevante Leistungsbestandteile, Fristen oder Eignungskriterien erkennen und als strukturierte Entscheidungsgrundlage bereitstellen.
Pflichtangaben und Folgeschritte prüfen
Inhalte zuordnen, fehlende Felder sichtbar machen und abhängig vom Ergebnis eine Rückfrage, Aufgabe oder Systemübergabe vorbereiten.
Wirkung messbar machen.
Ein Pilot sollte nicht nur technisch funktionieren, sondern eine nachvollziehbare Verbesserung im Prozess zeigen.
Manueller Aufwand für Erfassung, Prüfung, Übertragung und notwendige Rückfragen.
Anteil vollständig erkannter und korrekt zugeordneter Pflichtangaben.
Anteil der Dokumente, die fachliche Prüfung oder zusätzliche Informationen benötigen.
Wichtig: Die tatsächliche Automatisierbarkeit hängt von Dokumentqualität, Varianten, Regeln und Schnittstellen ab. Das wird vor einer Umsetzung mit repräsentativen Beispielen geprüft.
Häufige Fragen.
Automatische Erkennung ersetzt keine fachliche Verantwortung. Sie bereitet verlässliche Entscheidungen vor.
Welche Dokumente können berücksichtigt werden?
Abhängig von Qualität und Aufbau unter anderem PDFs, Formulare, Rechnungen, Angebote, Leistungsverzeichnisse, Protokolle und Tabellen.
Was geschieht bei fehlenden Angaben?
Unvollständige, widersprüchliche oder nicht sicher zuordenbare Fälle können markiert und gezielt zur menschlichen Prüfung übergeben werden.
Können Daten an vorhandene Systeme übergeben werden?
Wenn geeignete Schnittstellen oder kontrollierbare Übergabewege vorhanden sind, können geprüfte Daten an CRM-, ERP-, Buchhaltungs- oder Fachsysteme übergeben werden.
Wie wird die Erkennungsqualität geprüft?
Ein Pilot arbeitet mit repräsentativen Beispieldokumenten und definierten Sollwerten. Abweichungen und Grenzfälle werden dokumentiert, bevor ein produktiver Betrieb beschlossen wird.
Welche Dokumente werden heute noch manuell übertragen?
Im kostenlosen Automation Checkup prüfen wir Dokumenttypen, Volumen, Pflichtangaben, Ausnahmen und den wirtschaftlich sinnvollsten Einstieg.
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